REGULAMIN I SZCZEGÓŁOWE ZASADY PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

1.W zarządzeniu wewnętrznym powołującym Komisję, wyznacza się jednocześnie jego przewodniczącego i sekretarza.

2. Przewodniczący kieruje pracą Komisji, reprezentuje ją w wystąpieniach zewnętrznych i jest upoważniony do podejmowania decyzji dotyczących spraw organizacyjnych związanych z prowadzeniem postępowania.

3.Decyzje Komisji powinny zapadać zgodnie.

4. Jeśli uzgodnienie stanowiska nie jest możliwe , przewodniczący Komisji zarządza głosowanie tajne lub jawne, w którym każdy z członków ma jeden głos. W przypadku gdy głosowanie nie może wyłonić rozstrzygnięcia, przewodniczący Komisji ma głos przeważający.

5.Obowiązkiem sekretarza jest prowadzenie w sposób ciągły protokółu toczącego się postępowania i stanowiących jego integralną część protokołów kolejnych posiedzeń Komisji.

6. Sekretarz jest odpowiedzialny za formalną stronę postępowania Jego dokumentację oraz organizację kontaktów z oferentami.

7.Członkom Komisji można w początkowej fazie postępowania przydzielić zadania związane z przygotowaniem dokumentów, opracowaniem lub wyborem metody wartościowania ofert itp.

8.Oferty nie spełniające zewnętrznych wymogów odrzuca się natychmiast informując o tym obecnych;

- termin złożenia oferty

- nie wniesienie wadium w określonym terminie

9. Postępowanie o zamówienie publiczne unieważnia się jeżeli:

a. w postępowaniu w trybie innym, niż tryb z wolnej ręki, wpłynęły nie mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu lub mniej niż dwa wnioski o dopuszczeniu do udziału w przetargu ograniczonym,

  b. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę , która zamawiający może przeznaczyć na finansowanie zamówienia,

c. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym , czego nie można było wcześniej przewidzieć,

d. zamawiający nie dopełnił obowiązku zamieszczenia w Biuletynie   Zamówień Publicznych ogłoszenia o postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo postępowanie jest dotknięte wadą uniemożliwiającą zawarcie umowy.

10. O unieważnieniu postępowania zamawiający zawiadamia dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu ,podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

11 .W przypadku unieważnienia z winy zamawiającego postępowania o zamówienie

publiczne na podstawie ust. l pkt. 3 lub 4, dostawcom lub wykonawcom, którzy złożyli oferty nie podlegające odrzuceniu przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu , w szczególności kosztów przygotowania oferty.

12. Komisja przetargowa przeprowadza w trybie publicznym /jawnym/ otwarcie ofert, podając obecnym:

- imię i nazwisko,

- nazwę (firmę),

- adres (siedzibę) dostawcy lub wykonawcy, którego oferta jest otwierana,

- cenę oferty,

- termin wykonania zamówienia publicznego,

- okres gwarancji,

- warunki płatności zawarte w ofercie,

- datę złożenia oferty,

Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu.

Powyższe informacje doręcza się oferentom , którzy nie byli obecni przy otwieraniu ofert, na ich wniosek.

13 Część jawną postępowania Komisji dokonuje się w formie listy zawierającej nazwę  oferenta i cenę /drukZP-12/.

14. Oferty odrzucone umieszcza się na liście z uzasadnieniem ich odrzucenia /druk ZP-19/.

15. Przed przystąpieniem do porównania ofert, członkowie Komisji podpisują swoje oświadczenia o braku okoliczności, które mogłyby przeważać ich bezstronność

/drukZP-1 zał.10/

16. Wyjaśnienie treści złożonych ofert i sporządzenie informacji o spełnieniu wymogów wymaganych od dostawców-wykonawców /druk ZP-17/

17. Komisja po otwarciu ofert , w trybie niejawnym dokonuje oceny otrzymanych ofert w zakresie podmiotowym, stosując ściśle zapisane w specyfikacji kryteria . Metody porównania ofert /punktowe lub inne/ ustala Komisja stosownie do zakresu i merytorycznej zawartości zamówienia /druk ZP-20/.

18. Komisja posługując się stosownymi kryteriami i wybraną metodą wartościowania ofert układa ranking rozpatrywanych ofert, wskazując ofertę na 1-ej pozycji jako najkorzystniejszą /ZP-21/

19. Powody odrzucenia wszystkich ofert /drukZP-16/.

20. Wypełnienie protokółu /drukZP-1/ i przedstawienie do zatwierdzenia kierownikowi jednostki zamawiającej, z propozycją podpisania umowy z wybranym oferentem.

23. Komisja zawiadamia niezwłocznie uczestników postępowania o jego rozstrzygnięciu, proponując wybranemu oferentowi podpisanie umowy nie wcześniej niż 7 ogłoszenia, o którym mowa w art.50 ust.2, nie później jednak niż przed upływem terminu związania z ofertą,

23. Komisja na żądanie uczestników postępowania umożliwia im dostęp do protokółu w zakresie nie naruszającym ważny interes państwa, ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji, przebiegu badania ,oceny i porównania treści złożonych ofert.

24. Przygotowanie i rozesłanie ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty /drukZp-150/.

25. Komisja w przypadku otrzymania protestu zawiesza postępowanie do czasu jego rozstrzygnięcia . nie dłużej niż 7 dni.

26 Komisja sporządza końcowy protokół postępowania przekazując całość dokumentacji n m pracownikom zamawiającego, którzy będą nadzorować lub zarządzać realizację zawartej umowy w wyniku postępowania.

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

o wartości nie przekraczającej wyrażonej

w złotych równowartości 30000 euro

§ 1

1. Regulamin określa zasady i tryb dokonywania zakupów , których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro
2. Przeliczenie PLN na EURO dokonuje się w oparciu o obowiązujące w dniu ustalania wartości zamówienia Rozporządzenie Prezesa RM w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro.
3. Wartość zamówienia określa się bez podatku od towarów i usług , stosując odpowiednio przepisy art. 32-35 ustawy Pzp

§ 2

Zamówień należy dokonywać w sposób celowy i oszczędny , stosując zasadę uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

§ 3

1. Zlecenia dokonania zakupów udziela ustnie lub pisemnie Kierownik Zamawiającego

§ 4

1. Dokonanie zakupu wymaga :
a) Sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania
b) Przeprowadzenie postępowania w sposób opisany w § 6-8
c) Sporządzenia pisemnej umowy
2. Za zgodą kierownika Zamawiającego / osoby upoważnionej dopuszczalne jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy , po uprzednim przeprowadzeniu negocjacji w celu uzyskania najlepszych warunków wykonania zamówienia.

§ 5

Czynności określone w § 4 ust. 1 pkt 1-3 wykonuje wskazana przez Kierownika Zamawiającego osoba

§ 6

Procedura wyboru wykonawcy polega na rozeznaniu rynku i przeglądu cen potencjalnych wykonawców.

§ 7

1. Rozeznanie rynku dotyczące przeglądu cen przeprowadza się telefonicznie, pisemnie ,faksem lub za pomocą poczty elektronicznej. Informację o przeprowadzonym postępowaniu należy zamieścić na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego , z podaniem określenia przedmiotu zamówienia , kryteriów oceny ofert, miejsca i terminu składania ofert.
2. Rozeznanie rynku polega na zaproszeniu do udziału w postępowaniu co najmniej trzech wykonawców.

§ 8

1. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę (np. 10 000 zł), osoba przeprowadzającą postępowanie o udzielenie zamówienia obowiązana jest wysłać zaproszenie do złożenia ofert w formie pisemnej (elektronicznej) do najmniej trzech wykonawców .
2. Oferty w formie pisemnej należy złożyć w sposób uniemożliwiający powzięcie wiadomości o treści oferty przed ich otwarciem (opakowane)
3. Otwarcie ofert dokonywane jest w obecności co najmniej trzech osób (pracowników zamawiającego)

§ 9

1. Po dokonaniu oceny złożonych ofert, pracownik merytoryczny przedstawia wnioski prezesowi jednostki, w celu zatwierdzenia wyboru najkorzystniejszej oferty.
2. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub ofertę , która przedstawia najkorzystniejszy bilans punktów (oferta najkorzystniejsza ekonomicznie) przyznanych w poszczególnych kryteriach podanych w zaproszeniu do składania ofert.

§ 10

Umowę w sprawie zamówienia publicznego zawiera się niezwłocznie w formie pisemnej .

§ 11

Postępowanie o udzielenie zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej (protokołu) w której odnotować należy :

a. Imiona i nazwiska (nazwy) i adresy wykonawców zaproszonych do składania ofert,
b. Oferowane w ofertach ceny i inne oświadczenia (jeżeli wymagano),
c. Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z uzasadnieniem,
d. Informację o wykluczeniu wykonawcy lub odrzuceniu oferty wraz z uzasadnieniem.